Excel-ის ფაილი, რომელსაც Power BI ყოველთვე წაიკითხავს
განმეორებადი რეპორტი სტაბილური წყაროდან იწყება. როგორ მოვაწყოთ Excel-ის სვეტები, კოდები და ყოველთვიური ფაილები ისე, რომ მათი ხელით გასწორება აღარ გახდეს ჩვეული საქმე.
ერთი სტრიქონი რას ნიშნავს?
ფაილის მოწესრიგება ამ კითხვით დაიწყეთ. ერთი სტრიქონი შეიძლება იყოს ინვოისის ერთი პროდუქტი, ერთი გადახდა ან თვის გეგმა. ეს დონეები ერთმანეთში არ აურიოთ. თუ ინვოისს სამი პროდუქტი აქვს, მის მთლიან თანხას სამივე სტრიქონზე ნუ შეაჯამებთ.
საწყის მონაცემებში გამოიყენეთ სათაურების ერთი რიგი და მკაფიო სვეტები: თარიღი, დოკუმენტის კოდი, პროდუქტის კოდი, რაოდენობა და თანხა. გაერთიანებული უჯრები და შუალედური ჯამები ცალკე საჩვენებელ ფურცელზე დატოვეთ.
კოდებსა და ტიპებს წესები სჭირდება
პროდუქტი „0017“ არ უნდა გადაიქცეს „17“-ად, თუ კოდი საწყის ნულებს შეიცავს. კოდები შეინახეთ როგორც ტექსტი, რაოდენობები — როგორც რიცხვი, თარიღები კი ერთგვაროვანი ფორმატით. სახელწოდება კოდის შემცვლელი არ არის: დასახელება შეიძლება შეიცვალოს, იდენტიფიკატორი კი იგივე დარჩეს.
საილუსტრაციოდ, ორი ჩანაწერი „თბილისი“ და „თბილისი “ ბოლოში გამოტოვებით ადამიანს ერთნაირი ეჩვენება. გაასუფთავეთ მსგავსი სხვაობები განსაზღვრული წესით და უცნობი კოდი შეცდომების სიაში გამოაჩინეთ.
ახალი თვე ახალ სქემას არ უნდა ნიშნავდეს
თუ თვეებს ცალკე ფაილებად ინახავთ, უცვლელი იყოს სვეტების სახელები და მონაცემთა სტრუქტურა. Power Query-ს შეუძლია მსგავსი სტრუქტურის ფაილების გაერთიანება. ამ პროცესში წინასწარ განსაზღვრეთ, რომელი ფაილები შედის და რომელი — არა: ასლები, დროებითი ფაილები და ძველი ვერსიები ორმაგ დათვლას იწვევს.
„იანვარი“, „თებერვალი“ და სხვა თვეები ზოგჯერ ცალკე სვეტებადაა მოწყობილი. ანალიზისთვის შეიძლება უფრო მოსახერხებელი იყოს თარიღისა და თანხის სვეტები, სადაც ახალი პერიოდი ახალ სტრიქონებს ამატებს.
გამოცადეთ შემდეგი ფაილით
პირველი თვის წარმატებული ჩატვირთვა საკმარისი შემოწმება არ არის. დაამატეთ მეორე ფაილი, ერთი ახალი პროდუქტი და ერთი ცარიელი მნიშვნელობა. გადაამოწმეთ სტრიქონების რაოდენობა, ჯამი და გამონაკლისები. Microsoft-ის Power Query-ის გზამკვლევიც ყურადღებას ამახვილებს სწორ ტიპებსა და გასაგებად ორგანიზებულ გარდაქმნებზე.
შეინახეთ შევსების მოკლე ინსტრუქცია და მიუთითეთ პასუხისმგებელი პირი. თუ გუნდი ყოველთვე ფაილებს ხელით აერთიანებს, DataStudio-ს შეგიძლიათ ორი თანმიმდევრული თვის ნიმუში გაუზიაროთ შეთანხმებული უსაფრთხო არხით — განმეორებადი პრობლემები უკეთ გამოჩნდება.