Excel-დან Power BI-მდე: როდის ღირს შემდეგი ნაბიჯის გადადგმა?

ჯერ განმეორებადი სამუშაო იპოვე

Power BI-ზე გადასვლის მიზეზი მხოლოდ ლამაზი დიაგრამების სურვილი არ უნდა იყოს. დააკვირდი ბოლო რეპორტის მომზადებას: რამდენი ფაილი შეაგროვე, რამდენჯერ გადაიტანე მონაცემები ხელით და ვისთან გადაამოწმე საბოლოო ჯამი? თუ ეს ნაბიჯები ყოველ კვირას ან თვეს მეორდება, სწორედ აქ ღირს დაწყება.

Excel მოსახერხებელია გამოთვლების მოსასინჯად, ბიუჯეტის შესადგენად და მცირე ცხრილებთან სამუშაოდ. Power BI უფრო გამოსადეგი ხდება მაშინ, როცა რამდენიმე ადამიანს ერთი და იმავე მაჩვენებლის სხვადასხვა ჭრილში ნახვა სჭირდება. ეს ორი ინსტრუმენტი ერთადაც შეიძლება გამოიყენო — ყველა ფაილის ერთდროულად ჩანაცვლება აუცილებელი არ არის.

აირჩიე ერთი კითხვა და ერთი გუნდი

პირველი პროექტისთვის აირჩიე კონკრეტული საკითხი: მაგალითად, რომელი ფილიალის გაყიდვები ჩამორჩება გეგმას და რომელ პროდუქტებში ჩანს სხვაობა? ჩამოწერე, ვინ გამოიყენებს რეპორტს და რა გადაწყვეტილებას მიიღებს მისი ნახვის შემდეგ. ასე უფრო ადვილია საჭირო მონაცემებისა და პირველი გვერდის მოცულობის განსაზღვრა.

შემდეგ შეთანხმდით სიტყვების მნიშვნელობაზე. „გაყიდვები“ შეიძლება ნიშნავდეს შეკვეთებს, გამოწერილ ინვოისებს ან გადახდილ თანხას. შედეგები განსხვავებული იქნება, თუ ერთი გუნდი დაბრუნებებს აკლებს, მეორე კი — არა. ეს წესები რეპორტის აწყობამდე მოკლედ დააფიქსირე.

ფაილებს თანმიმდევრული სტრუქტურა მიეცი

ცხრილში ერთი სტრიქონი ერთ მოვლენას უნდა აღწერდეს — მაგალითად, გაყიდვის ერთ პოზიციას. მოერიდე გაერთიანებულ უჯრებს, მონაცემებს შორის ჩასმულ ჯამებსა და სხვადასხვა თვეში შეცვლილ სვეტების სახელებს. თარიღი თარიღად შეინახე, თანხა კი რიცხვად. კლიენტსა და პროდუქტს სტაბილური კოდი მიანიჭე, რათა სახელის ცვლილებამ მათი დაკავშირება არ დაარღვიოს.

მოდელში ტრანზაქციები და ისეთი ცნობარები, როგორიცაა პროდუქტები, კლიენტები და კალენდარი, ხშირად ცალ-ცალკე ცხრილებად ორგანიზდება. Microsoft-ის ვარსკვლავის სქემის სახელმძღვანელო ამ მიდგომას განმარტავს. მონაცემების მოწესრიგება მნიშვნელოვანია, რადგან ვიზუალი წყაროში არსებულ შეცდომებს თავისით ვერ გამოასწორებს.

სანამ გაავრცელებ, რიცხვები შეამოწმე

პირველი ვერსია შეადარე შეთანხმებულ საკონტროლო ანგარიშს. აირჩიე ერთი დასრულებული პერიოდი და შეამოწმე ჯამი, რამდენიმე კონკრეტული ტრანზაქცია და გამონაკლისები — დაბრუნება, გაუქმება ან ცარიელი მნიშვნელობა. სხვაობის აღმოჩენისას მიზეზი წყარომდე მიიყვანე.

რეპორტი ჯერ მცირე ჯგუფს მიეცი. სთხოვე, ჩვეულებრივი სამუშაო შეასრულონ და დააკვირდი, სად სჭირდებათ ახსნა. პირველი ეტაპის წარმატება შეიძლება ნიშნავდეს ნაკლებ ხელით აწყობილ ფაილს ან უფრო გასაგებ ყოველკვირეულ შეხვედრას. წინასწარ აირჩიე შენთვის მნიშვნელოვანი საზომი; შედეგს მხოლოდ ახალი გვერდების რაოდენობით ნუ შეაფასებ.

• ერთი ბიზნესკითხვა
• ერთი შეთანხმებული საკონტროლო პერიოდი
• მაჩვენებლების წერილობითი განმარტება
• რეპორტისა და წყაროების პასუხისმგებელი პირები